実現したい!でも難しいペーパーレス化!失敗しない3つのポイント!

   2020/07/23

テレワークの前提条件ともいわれるペーパーレス化、働き方改革が進められるなかで、ペーパーレス化は必須条件ともなっている!だが、ツールや機器を導入し、書類をデータ化するだけでは後に問題となってくる事もあるゾ!そうならないためにも、ペーパーレス化を導入する上でのポイントを、しっかりと押さえておこう!

①ペーパーレス化の目的を明確にする

まずは、ペーパーレス化が会社に与えるメリットを考え目的を明確にしておこう!

○印刷にかかるコストの削減
○会議など、仕事の効率アップ
○資料の検索性アップ

前回の「テレワークにペーパーレス化は必須!!「ペーパーレス化導入」7つのメリット」でも紹介したが、上記が一般的なペーパーレス化によるメリットとなる!
だが、会社によっては違うメリットが生まれる可能性もあるのでどのように運用していくかを事前に考えよう!

また、いたずらに資料をデータ化するのではなく、紙のほうが便利な場合は紙で利用しよう!
会社にとってどこを優先するのか?情報をどう扱うかを考えておこう!

②一度に行わない(紙と併用しながら行なう)

今までは紙だったものが、一度にデータ化すると混乱する可能性がある!
そのため、会議でも紙とデータの2つを用意する期間を設けよう!
仕事の仕方そのものを変えてしまうので、テスト導入などの手順をはさむことが大切だ!
社内勉強会をするのもオススメだ!

③保存・管理するデータと方法を明確にする

「どの書類をデータにして、どの書類は紙のままにするか」を明確にすることも、ペーパーレス化には非常に大切だ!
どれだけペーパーレス化を進めても、紙の書類が完全に無くなることない!
せっかくペーパーレスを進めるなら失敗しないためにも、データの資料はデータとして、紙の資料は紙としての保存を明確にして意識することが大切だ!

ここまで、ペーパーレス化実現へのポイントを上げたがこれだけではない!
資料・書類などの紙ベースでしか残っていないものもあるだろう!
そういったデータを取り込む機器や保存するためのサーバーもしくは、NASなどハードウェアの準備も必要となってくる!
ソフトだけではなくハードからも保存と管理を考えて準備を行っていこう!

コピーマンもペーパーレス化のお手伝い、アドバイスをしているゾ!
いつでも、気軽に相談して欲しい!

オフィスの問題、コピーマンが解決します!
0120-153-510まで、お気軽にご相談下さい!

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