今さら聞けない！「グールプウェア」ってなに？基礎知識を知ろう！！

2020/02/18

みんなは、「グループウェア」を聞いたことがあるだろうか？
もしくは名前は聞いたことがあるが詳しくは知らない人も多いのではないだろうか？

今回は、「グループウェア」について解説をしていくゾ！

グループウェアってなんだろう？

まずは、グループウェアがどういったものかを解説していくゾ！

「グループウェア（Groupware または Collaborative software）とは、企業など組織内のコンピュータネットワークを活用した情報共有のためのシステムソフトウェアである。ネットワークに接続されたコンピュータ（のユーザー）同士で情報の交換や共有、またスケジュール管理等の業務に利用される様々な機能を通じて、業務の効率化を目指したものである。様々な機能が一つのシステムに統合されており、それらが有機的に結合しながらユーザにサービスを提供する。」
※出典: フリー百科事典『ウィキペディア（Wikipedia）』

何を言っているかわからない方もいるのではないだろうか！
簡単に言ってしまえば、「社内の情報共有やコミュニケーションの円滑化、業務の効率化するためのソフトウェア」だ！！

では、どういった事が円滑化・効率化出来るのだろうか！
多くのグループウェアに搭載されている機能から紹介していこう！

メール
メールの送受信ができまた共有が可能だ（既読機能がついていることもあるゾ）
アドレス帳
社員や取引先などを共有することができるゾ
チャット・メッセージ
最近では、減ってきているがメッセージのやり取りができるゾ！
MessengerやLINEと似たものとなっているゾ
ドキュメント共有
資料、仕様書、画像データ、等などを登録し共有が可能だ！
いままで紙媒体で渡していた書類や資料を、データ化しファイル共有機能で一斉に配ることができる！これはペーパーレス化にもつながりコスト削減にもなるゾ！
電子会議ツール
ビデオ会議やデータ会議などで遠方でもいちいち集まる必要が無く、瞬時に会議を開くことができるゾ！
スケジュール管理
カレンダーに入力すれば日々の予定を全員で共有ができるゾ！
ToDoリスト
タスク管理・共有ができる
ワークフロー
紙で行っていた企画書や報告書などの様々な申告が簡略化できスピーディーに進めることができるゾ！
勤怠管理
電子版タイムカードだ

グループウェアは一つのアプリーケーションでココまでを一括管理できるのが魅力といってもいいだろう！
それぞれの機能を一つ一つ準備していくのは大変だ！導入後も運用・管理をするのはもっと困難となってくるゾ！
みんなが違うアプリーケーションを利用している場合は互換性の問題も出てくるだろう！

そういった問題を一括でクリアすることができるのだ！！

グループウェアの種類

現在、グループウェアには大まかに２種類のタイプがあるゾ！
どちらもメリット・デメリットがあるので紹介していくゾ！！

オンプレミスタイプ

オンプレミス型は、自社で用意したサーバーやパソコンにソフトウェアをインストールして使用するタイプだ！

【メリット】

カスタマイズ性が高い
システム環境は全て自社で構築するため、当然システムを自由にカスタマイズ可能だ！また、現場の声をすぐに反映させることが出来るので自社に最適に構築できるゾ！
セキュリティが強固
社内ネットワークで利用するため、外部への情報漏洩やインターネットを介して侵入する脅威へのリスクが低いゾ！自社に合わせてセキュリティ環境を構築できるものメリットだ！
他アプリーケーションと統合性が高い
自社の環境に合わせるのだから、既存で使用しているアプリーケーションを捨てるのはもったいないゾ！そういった場合でも既存の方法を組み込みながら運用が可能だ！
オフライン環境でも利用が可能
何らかの理由でインターネットに問題があっても利用が可能だ！（ただし、外部へつながる機能は利用ができない）

【デメリット】

初期費用が高い
様々な機器（サーバーやアプリーケーション）を購入する必要があるのでとても高価になってくるゾ
維持費用が掛かる
サーバーなどを導入するため機器の管理が必要だ！また、機材の老朽化による買い替えがでコストが発生するゾ！

クラウドタイプ

【メリット】

初期費用が安い
クラウドタイプの大きなメリットだ！商品によっては無料のものもあるゾ！
短期間で導入できる
導入規模にもよるが即日利用が可能！
インターネットとパソコンがあれば利用可能
多くのクラウドタイプはアカウントがあれば利用可能となっている！
最近では、パソコンだけでなくスマートフォンからも利用が可能となっているため場所を選ばず利用できるゾ！

【デメリット】

セキュリティの問題
外部からもアクセスが可能なためオンプレミスよりもリスクが高いゾ！とはいっても近年は、各社ともセキュリティに力をいれているためそこまで警戒は必要がなくなっている！
だが！アカウント情報が漏れてしまうと外部から入り放題になるので利用者側に非常に高いセキュリティ意識が求められるゾ！
カスタマイズが限定的もしくはできない
クラウドタイプのグループウェアは基本的にカスタマイズできないゾ！できたとしても非常に限定的だ
社員の人数によってはコストが高くなる
多くのクラウドタイプでは「１アカウント（１利用者）月額◯◯◯円」のため人数によっては月額費用がかさみオンプレスよりも高くなってしまうことがあるゾ！

社員人数が多い場合や個人・企業情報をしっかり管理したい場合は「オンプレミス」
人数が少ない場合や経費を下げたい場合などは「クラウド」を利用するなど企業形態や用途によって使い分けるのが良いだろう！

次回は、どんなグループウェアがあるのかを紹介していくゾ！！

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