複合機のOCR機能で、楽ちんペーパーレス化！

2022/05/31

OCRは以前から使われている技術ですが、近年再び注目されるようになってきました。
その理由は、紙帳票のデータ入力などの手入力が必要な業務の効率化や電子で保管した文書の検索性向上という点にあります。
「働き方改革」や「ペーパーレス化」、「電子化」が求められるいま、改めてOCRの技術や活用法について確認してみましょう。

OCR（文字認識）とは？

OCRとは紙に書かれている文字を認識し、デジタル化する技術
OCRは、Optical Character Reader（またはRecognition）の略で、画像データのテキスト部分を認識し、文字データに変換する光学文字認識機能のことを言います。
具体的にいうと、紙文書をスキャナーで読み込み、書かれている文字を認識してデジタル化する技術です。

OCRのココが凄い

1. データ入力作業の手間を大幅に削減

紙データの入力作業を人が手作業で行っている場合は、OCRの利用をお勧めします。こういった細かい作業は時間がかかるだけでなく、長時間続けているとどうしても入力ミスのリスクが高くなるため、二重のチェックをしなくてはいけないこともあります。
皆さんの会社でも、月末月初に伝票入力作業が集中し、残業対応をしたことはありませんか？

OCRであれば、スキャンをすると同時に書類形式で文書が保存できるので、データ入力の手間が半減されます。

2. サーチャブルPDFに変換するため、文字検索が簡単にできる

通常、紙の原稿をスキャンすると全てが画像として読み込まれます。
しかし、OCR機能を利用するとテキスト部分が文字として認識されるので、文字検索ができるようになります。この文字検索ができるPDFを「サーチャブルPDF」といいます。
このサーチャブルPDFでデータを保管しておけば、データファイル検索の際、ファイル名以外に文書内の文字列でも検索できるようになるので非常に便利です。

【文字検索の一例】

3. Officeファイルへの変換で、紙の書類修正が可能に

OCR技術の活用法は、契約書などのビジネス文書を書類形式のデータにするというイメージがありますが、ただデータ化するだけではありません。スキャンした紙原稿をWordやExcel、PowerPointのデータにも変換ができるので、書類の修正等が必要になった際には便利です。
デジタルデータであればピンポイントで修正が可能で、段落のずれも自動的に修正され、画像の位置も簡単に変えられるので、時間のかかる非効率的な作業を一気に効率化できます。