増えすぎた書類もスッキリ！ペーパーレス化のススメ！

「紙の書類が多すぎて管理が大変」「ファイルが増えすぎて置き場が…..」などなどの問題があるならペーパーレス化を検討してみてはどうだろうか。

ペーパーレス化によって紙の資料が減り、結果として作業効率のアップ、紙のコスト削減などにつながるゾ！

そこで今回は、ペーパーレス化のメリット・デメリットを紹介していくぞ！

ペーパーレス化のメリット

• 情報の検索が楽になる
  紙ベースで管理されている場合、利用したい情報があるときには、「棚からファイルを出す」「段ボールから目当ての書類を探し出す」といった、物理的にその書類を探し出す必要がある。ファイルを繰りながら、書類を探す手間と時間がかかる作業は、効率がいいとは言えないゾ！
  ペーパーレス化によって書類がデータ化されていれば、保存されているすべての文章に検索をかけることができるので、瞬時に探している書類にアクセスが可能。しかも取引先や出張先からでもすぐに情報を取り出すこともできるゾ。さらに、一度データ化されてしまえば、ビッグデータとして他の分野に応用することも可能だ！
• コストを減らすことができる
  ペーパーレス化の大きなメリットのひとつに、紙代や印刷代のコスト削減につながるゾ！
• 保管コストの削減ができる
  紙の書類がなくなれば必然的に書類を保管するファイルや棚もいらなくなり、保管スペースや倉庫を有効活用することができるゾ！
• バックアップに強い
  紙の書類は、物理的な紛失、盗難、火災による焼失など、一度失ってしまうと復元することは不可能だ。ペーパーレス化によってデータ化された書類をクラウド上に保存しておけば、パソコンや自社サーバーが故障したり、盗難にあったりしても復元することができるゾ！

ペーパーレス化のデメリット

• ITになれていない人には使いづらい
  会議資料や稟議書など、ビジネスにおける基本的な業務をすべて刷新することを意味します。新しい方法に慣れるまでに、時間と多大な労力がかかってしまうのは避けることができないゾ
• ペーパーレス化自体に抵抗がある人もいる
  上記のITに慣れていない人や、今までのやり方を変えることに抵抗があるなど心理的にペーパーレス化に対して消極的な場合があるゾ
• ペーパーレス化（電子化）できない書類がある
  すべての書類を電子化できるかと言えばそういうわけではない。
  宅建業法における重要事項説明書や賃貸契約書など、法律上ペーパーレス化することができな書類もあるそのため事前に専門業者と相談しながら進める必要があるゾ

デメリットに対応することがペーパーレス化への第一歩だ！
ペーパーレス化に移行するにはしっかりとした準備が必要となる。
だが、一度ペーパーレス化してしまえば運用・管理が格段に楽になりコスト面でもメリットが多いゾ！

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