ペーパーレス化でも、管理が大変！役立つ５つのポイント

2019/11/19

ペーパーレス化を進める上で避けられないのがデータ管理だ！
ペーパーレス化を勧めてみたものの『前よりも管理が大変になった』『データをどのフォルダに保存したか忘れてしまった』や『運用しきれず結局、紙に戻ってしまった』などの管理・運用での問題

こういった問題は、後になって出てくることが多い、せっかくデータ移行を進めても運用がうまく行かずに終わってしまうことがある！
せっかく、コストをかけて機器を導入しても無駄にするのはもったいない！！

とは言っても管理者などを決めて運用するのは大変！
でも、ポイントを抑えておけば誰でも管理・運用が出来るぞ！

運用ルールと聞くと難しく考えがちだが大丈夫！！

例えば

そんなに複雑な、ルールにする必要はない！逆にできるだけシンプルにしよう！！

管理者までとは行かないが、フォルダを追加出来る人は限定しておこう
そうすることでランダムに無駄なフォルダデータが増えるのを防ぐことが出来るゾ！
その他でも、フォルダデータの管理がしやすくなり探す際や再整理を行なうのが簡単になるゾ！！

あまりに長いファイル名は管理が大変にもなるし場合によってはファイル名が途中で見切れる事もあるので避けよう！
また、頭に「01_ファイル名」や「001_ファイル名」の様に番号をつければデータの場所を伝える際に番号を伝えれば済むので共有も簡単！

データファイルをする際に失敗しがちなのが
①「フォルダを増やしすぎる」
②「フォルダに入っていないデータがある」
③「フォルダの階層を増やしすぎる」
この３つが多くの失敗要因となってる！

「フォルダを増やしすぎる」
フォルダ数が増えればそれだけ検索に時間が掛かる見やすくするためと探すときの時短のために出来る限り少なくしよう！
「フォルダに入っていないデータがある」
これもよくする失敗例だがデータをクラウドやNASなどにそのままで保存すると探す手間が増えるし外出先などから探す際にデータの表示に時間がかかりイライラの要因にもなるゾ！
「フォルダの階層を増やしすぎる」
データの整理を行なう際に細かく分けすぎてフォルダの中のフォルダまたその中のフォルダと階層を増やしすぎてどこに入っているのか不明になり探す手間が増えるといった例もあるゾ
最大でも３階層で収めよう！